中山テック 代表の中山です。

世の中には色々と便利なソフトやWebで管理できるページもありますが、まだまだExcelで管理している方も多いのではないでしょうか。
かくいう私もExcelで管理している身ではありますが、不測の事態が発生した時に簡潔に対応ができる利点が大きいですね。

そんな中、「シフト表作りたいんだけど、楽してExcelで作れたらいいな」の事例を紹介いたします。

楽して日付を入れる

○まずは月初の日付を入力します。

5月なら「5/1」と入れる。これだと2020年なので、2021なら「2021/5/1」と入れる

○右クリック⇒セルの書式設定

セルの書式設定で表示形式を変える

○ユーザー定義⇒種類に「M月D日(aaaa)」と入れる。「5月1日(金曜日)」と出る

年を入れたければ「YYYY」と入れる。Y=Year(年)、M=Month(月)、D=Day(日)の略

○日付入力したセルの右下を左クリックしたまま、5月31日まで下に引っ張る

1個1個入力するのが面倒なので、コピー・日付が+1される機能を活用する。

○完了!

日付は完了!

名前を入れる

名前を入れる時はメンバーの名前だけが入れられるようにしたいですね。

○データタブ⇒データの入力規則を選択

入力規則を活用する

○入力値の種類を「リスト」、元の値にメンバーの名前をカンマ(,)で区切る

リストでメンバーを選択でき、元の値でメンバーをカンマ区切りで入力

○完了!

B1セルのみリスト選べるようになっているので、横はメンバー数分、縦は日付分セルをコピーする

どのメンバーが、何日出勤しているかを確認する

一覧で一人一人何日出てるのかを数えるのが面倒な場合に使えます。
メンバーが多くなればより時間かかるので一発で計算しましょう。

○メンバーの名前を表示し、何日入っているかの表を作ります

メンバーの名前を全員入力する

○「COUNTIF」関数で誰が何日入っているかを数える

COUNTIF関数で範囲を指定し、数を出力

=COUNTIF(範囲,検索文字列)の文法になります。
範囲⇒B1~G31
検索文字列⇒メンバーの名前。ここでは「松戸」です

青が範囲、赤が検索用語

合計はいくつだったのでしょうか

松戸さんは21日入っているようです

コピーすると上のセル+1される

松戸さんが21日入っているのが分かったところで柏さんの出勤日数を調べましょう。
でも同じ数式入れたりするのが面倒くさいので、松戸さんの数式をコピーして柏さんのセルに張り付けましょう。

数式のコピーペーストを行う

数字変わりましたね。数式を見てみましょう。

範囲が1個ずつズレるんです!
ですが、範囲まで1個ずつズレたので正確な数字が計算できません。

松戸さんの数式の「検索範囲」を固定すればコピーしても範囲はかわらないやり方があります。

行(B)、列(1)にそれぞれ
「$」を付けて範囲を固定化する

そしていま一度コピーしてみましょう

範囲が変わらずに柏さんの数字だけが変わった

同じ要領でほかのメンバーもコピーしてみてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
関数、コピーや範囲の固定化、リストの作成などを駆使したExcelで一気に便利になりましたね。
これからもExcelはもちろん、ほかのツールについてもご紹介していきますので、よろしくお願いします!

最後に 中山テックについて

中山テックでは下記のお仕事を承っています。

ホームページ制作系

ご料金はサービス内容・料金を参照ください。

■ホームページ制作
※ロゴ、バナーは外注となります
■SEO対策
Googleガイドライン診断、マネジメント、ブログ執筆など

システム開発系(SES請負契約向け)

■役職
プロジェクトマネジメント、PMO、リーダー、開発(要件定義~納品まで)

■スキル
工数見積(FP法)、折衝・提案、計画、調査、設計、実装(C、Java、クライアント系、SQL等)、データベース全般、テスト計画・項目作成、運用・保守

その他

Excel、プログラミングなどソフト系のお困りごと

対象地域

千葉県:東葛エリア(松戸市、柏市、我孫子市、市川市、流山市、船橋市、鎌ヶ谷市、白井市、浦安市)、市原市 他要相
茨城県:取手市、土浦市、他要相談
埼玉県:三郷市、草加市、春日部市、他要相談
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