Excelシチュエーション別便利な使い方～シフト表変～

中山テック 代表の中山です。

世の中には色々と便利なソフトやWebで管理できるページもありますが

まだまだExcelで管理している方も多いのではないでしょうか。

かくいう私もExcelで管理している身ではありますが

不測の事態が発生した時に簡潔に対応ができる利点が大きいですね。

そんな中、「シフト表作りたいんだけど、楽してExcelで作れたらいいな」の事例を紹介いたします。

○まずは月初の日付を入力します。

○右クリック⇒セルの書式設定

○ユーザー定義⇒種類に「M月D日(aaaa)」と入れる。「5月1日(金曜日)」と出る

○日付入力したセルの右下を左クリックしたまま、5月31日まで下に引っ張る

○完了！

名前を入れる

名前を入れる時はメンバーの名前だけが入れられるようにしたいですね。

○データタブ⇒データの入力規則を選択

○入力値の種類を「リスト」、元の値にメンバーの名前をカンマ(,)で区切る

○完了！

どのメンバーが、何日出勤しているかを確認する

一覧で一人一人何日出てるのかを数えるのが面倒な場合に使えます。

メンバーが多くなればより時間かかるので一発で計算しましょう。

○メンバーの名前を表示し、何日入っているかの表を作ります

○「COUNTIF」関数で誰が何日入っているかを数える

=COUNTIF(範囲,検索文字列)の文法になります。

範囲⇒B1～G31

検索文字列⇒メンバーの名前。ここでは「松戸」です

合計はいくつだったのでしょうか

コピーすると上のセル＋１される

松戸さんが21日入っているのが分かったところで柏さんの出勤日数を調べましょう。

でも同じ数式入れたりするのが面倒くさいので

松戸さんの数式をコピーして柏さんのセルに張り付けましょう。

数字変わりましたね。数式を見てみましょう。

範囲が1個ずつズレるんです！

ですが、範囲まで1個ずつズレたので正確な数字が計算できません。

松戸さんの数式の「検索範囲」を固定すればコピーしても範囲はかわらないやり方があります。

そしていま一度コピーしてみましょう

同じ要領でほかのメンバーもコピーしてみてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

関数、コピーや範囲の固定化、リストの作成などを駆使したExcelで一気に便利になりましたね。

これからもExcelはもちろん、ほかのツールについてもご紹介していきますので、よろしくお願いします！