なぜExcel(エクセル)を使うのか~理由・用途人それぞれ!フル活用しよう~
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中山テック 代表の中山です。

さて、久しぶりのExcel関連の話題です(ゲーム系が多すぎてたまには・・・)。

Excelの歴史を辿ると初出は何と1987年だそうです(Wikipdia調べ)

何故Excelの歴史を辿ったか、いつ頃発売されたか判明することで歴史分の機能を追加してきたことがわかるからです。

※1987年当時はExcelよりもLotusが猛威を振るっていたそうです(LotusはNotesを使ったことある程度ですが)。

機能と歴史を積み上げてきたExcel、用途を交えて使用する理由をお話したいと思います。



元々の用途は「表計算」

各種項目があり、数字の増減を一覧化します。

上記画像はお小遣い帳とお仕事では使えなそうなネタかもしれませんが、在庫管理ではどうでしょうか。

※現在では「クラウド」で別アプリを立上げ管理している所が多いと思いますが、Excelでも全然できます

まず列、商品の一覧を記載し行は日付と在庫の数を記載します。

このように「表」と「計算」を可視化するために改良を重ね、Lotusからシェアを奪うまでに至ります。

簡単な表。「活用することで業務が円滑に進む」ことが重要なので、出来栄えは気にしなくても良いのも特徴

表として活用(管理)



一覧にする際、計算するのが全てではないでしょう。

「表」としての活用です。

画像ではシフト表を例に取っておりますが、計算するとしたら何日に何人いるか位だと思います。

取りうるパターンを一覧にした「マトリクス」としてExcelは非常に優秀です(私もよく使ってます)。

各機能とパターン、全通りの組み合わせを表にしたものです。

慣れもありますが、表の作成には5分も掛かっていません。

これを手で書いたらどうでしょうか?時間が掛かるのはもちろん、間違えた時に見辛くなるのは火を見るよりも明らかです。

全パターンやる場合に3×3×2で18通りの計算も、表を見て一目瞭然でわかります。

ここにテスト結果を記載するとしたら?手書きに置き換えたらコスパの良さがわかります。

管理としての使い道も非常に優秀です。

フローチャート(開発)

開発現場ではよく使われています。

Excelは表計算のみならず、開発も出来てしまう優れものという印象を与えるためでしょうか。

フローチャートの機能がバッチリ備わっております。

成果物として残すのももちろんですが、備忘としてシステムのフローを残すのも使えます。

ただし、図形内の検索は不可(こちらからツール使って検索は可能ですが)のため、可能な限りセル結合使うのが吉です。

分岐1と線以外はセル結合で実現、これにより検索も引っかかりやすくなる


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グラフ(分析)

楽天ポイントの変遷グラフ

数値が流動的である場合、どれ位の増減があったのかが一発でわかります。

また、どの項目が最も数字を集めたか、割合はどれ位なのかetc・・・

計算に加えて「分析」も可能、専用ソフトの使用まではいらなくてお手軽に作ってしまいたい場合に最適です。

Excelを支える便利機能

検索

検索機能

1つのファイルに積み上げると、どこに何があるのかわからなくなります。

その時に検索出来ますので、どこに何のデータがあるかを教えてくれます。

ただ、フローチャートの図形の中のテキストまでは検索してくれません。

後述しますが、備え付けの機能で補えない場合はプログラムを組む必要があります。

関数

よく使う関数「sum」


人間というのは「楽をしたい」生物であり、そして非常に重要なことであります。

1900年代の時と比べてみてください。存在しなかったスマホが格段に普及しております。

※日本にスマートフォンが普及し始めたのは2000年台後半からだったと思います

「より便利な世の中にする」「より楽をしたい」気持ちがExcelにもあったのでしょう、「関数」という機能が登場します。

面倒な作業を命令し、代わりにやってくれる「関数」が実装されています。

AVGは平均値を出してくれる

プログラミング

検索の項でお話しましたが、図形内テキストを検索出来ない場合はプログラムを組んで実装する必要があります。

「VBA」と呼ばれるプログラミング言語で実装、希望機能の実現を図ります。



まとめ

さて、今も日本のみならず海外でも愛されているExcel。

昨今クラウド化の波で、アプリからデータ入力⇒即保管も主流になっております。

30年以上、機能を積み上げてきた実績があるので「多くの目的がある」場合はExcelが便利です。

保存できず強制終了した、サーバで触ってないので紛失の可能性がありますが工夫次第で保管も非常に便利です。

使い道が多いExcel、新しい発見もあるかと思うので是非使ってください!

最後までご覧頂き、ありがとうございました。

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