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gmailで振り分けしたい~ラベルとフィルタを使いこなすコツ~

中山テック 代表の中山です。

さて、お仕事していると「受信トレイ」に溜まりまくる現象があるとおもいますがいかがでしょうか。

代表は、よくあります(汗

中でもGmailを使っている方が多く、振り分けたいけどやり方がわからないという方もいらっしゃいます。

今回は煩雑なメール管理を簡単に行うため、ラベルとフィルタを駆使して振り分ける方法を説明します。

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TOP画面に遷移します。

開き方はChromeだと立ち上げ時画面右上に「gmail」のリンクをクリック。

そうでなければ「gmail」でネット検索すれば一発で出てきます。

フィルタ

早速、フィルタとラベルの振り分け方法をお話します。

画面右上のネジマークをクリック→「すべての設定を表示」リンクをクリック
「フィルタとブロック中のアドレス」→「新しいフィルタを作成」をクリック
「From」に送られてくるメールのアドレスを記載します。他の使い方は後述

まずはフィルタの作り方を画像で説明させて頂きました。

この場合はメールアドレス「a_nakayama@nakayama-tech.com」という弊社の代表メールから来た場合に振り分けますよ!

と言った意味合いになります。

ラベル

振り分けても別フォルダに振り分けられないとどこにあるのかわからなくなりますよね。

Gmailではフォルダではなく「ラベル」という疑似フォルダを作成して振り分ける機能があります。

作成方法を上記画面の続きからスタートします。

「ラベルを付ける」の所をクリックするとプルダウンが出るので「新しいラベル」を選択
中山テックと名付けます。ネストはラベルの下に子ラベルを作るイメージ
「受信トレイをスキップする」にもチェックを入れます(理由は後述)
無事中山テックからのメールフィルタ・ラベル作成が完了しました!
画面左「ラベル」に表示されます。中山テックからのメールチェックはここをクリックします

これでフィルタ・ラベルの作成は完了です。

※ねっ、簡単でしょう?

「中山テック」をクリックすると届いたメールがチェックできます。

通常、受信トレイは全てのメールの受け口なので、このようにしておかないと時間がもったいないです。

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送ってみる

早速、中山テックのアドレスからメールを送ってみましょう。

Thunderbirdからメールを送ります
Gmailに戻って、ラベル「中山テック」の横に1と表示されます
送られてきたメールが表示されました(複数件メールがある場合はリストが出ます)

先ほど、フィルター作成時に「受信トレイをスキップする」にチェックを入れてました。

チェックしない場合「受信トレイ」「中山テック」両方に1と出るので訳わかめになります(汗

これは代表の流儀ですが、受信トレイはラベル以外のものとして管理したいのです。

件名フィルタ

これまではメールアドレスでフィルタを掛けてましたが件名で掛けることも可能です。

※件名に入れた場合「含まれる」という意味なので慎重にワードを選定しましょう

早速、設定方法と実践をご紹介します。

「A案件を含むワードを検索」という意味になります
「A案件についてのメール」というラベルを作成
別メールから送ってみましょう
早速ラベルにメールが増えていますのでクリックします
無事フィルタ掛けられてました!

動画も作成しました。わかりづらいと思った方は、こちらもご覧ください!

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まとめ

いかがでしたでしょうか。

と言っても、この設定方法は様々なブログで紹介されているので知ってる方も多いのではと(汗

これ見て参考になったよ!と思って頂けたら是非ご連絡を、代表も喜びます(笑)。

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